সংগ্রহের ক্ষেত্রে আরএফকিউগুলির চূড়ান্ত গাইড: প্রক্রিয়া

আপনি সংগ্রাম জানেন। সরবরাহকারীদের কাছ থেকে পরিষ্কার, তুলনামূলক উক্তিগুলি দাঁত টানানোর মতো অনুভব করা উচিত নয়। তবুও, অস্পষ্ট অনুরোধগুলি বিভ্রান্তিকর অফার, আপেল-থেকে-ওরঞ্জের তুলনা এবং মিস করা সঞ্চয়গুলির দিকে পরিচালিত করে। পুরো সোর্সিং প্রক্রিয়াটি নীচে নেমে আসে।

আপনার যদি শব্দটি কাটাতে একটি পরিষ্কার, পেশাদার সিস্টেম থাকে তবে কী হবে? সেই সিস্টেমটি উদ্ধৃতি (আরএফকিউ) এর অনুরোধ। এটি কেবল অন্য সংগ্রহের সংক্ষিপ্ত বিবরণ নয়। স্ট্যান্ডার্ডাইজড পণ্যগুলির কৌশলগত, ব্যয়বহুল কেনার জন্য এটি আপনার সবচেয়ে শক্তিশালী সরঞ্জাম।

এই গাইডটি আপনার মাস্টারক্লাস। আমরা বেসিক সংজ্ঞা ছাড়িয়ে একটি বিশদ, পেশাদার প্লেবুকের মধ্যে চলে যাব। আপনি সুনির্দিষ্ট আরএফকিউ প্রক্রিয়াটি শিখবেন, এটি কীভাবে অন্যান্য অনুরোধগুলির থেকে পৃথক হয় এবং অবিলম্বে বাস্তবায়নের জন্য একটি নিখরচায়, ডাউনলোডযোগ্য টেম্পলেট নিয়ে দূরে চলে যান।

 

​আরএফকিউ কী? ব্যয়-চালিত সংগ্রহের কৌশলগত ভিত্তি

​

একটি আরএফকিউ কোনও নৈমিত্তিক মূল্য চেক নয়। এটি একটি আনুষ্ঠানিক, প্রতিযোগিতামূলক বিডিং ডকুমেন্ট যা নির্বাচিত সরবরাহকারীদের নির্দিষ্ট, সু-সংজ্ঞায়িত পণ্য বা পরিষেবার জন্য দৃ exist ় মূল্য বিড জমা দেওয়ার জন্য আমন্ত্রণ জানাতে ব্যবহৃত হয়। এখানে কী নির্দিষ্টতা.

এটিকে এভাবে ভাবুন: আপনি জিজ্ঞাসা করছেন না, "কম্পিউটারের জন্য কত?" আপনি ঘোষণা করছেন, "30 জুনের মধ্যে আমাদের গুদামে প্রসবের জন্য আমাকে 16 জিবি র‌্যাম এবং একটি 512 জিবি এসএসডি সহ ল্যাপটপ মডেল এক্স এর 100 ইউনিট কিনতে হবে। আপনার সেরা এফওবি মূল্য জমা দিন।"

মূল উদ্দেশ্যটি হ'ল ফ্যাক্ট-ভিত্তিক, তুলনামূলক ব্যয় বিশ্লেষণ। এটি অস্পষ্টতা দূর করে এবং সরবরাহকারীদের একটি পরিচিত পরিমাণ এবং মানের জন্য মূল্য এবং মৌলিক বাণিজ্যিক শর্তাদি প্রতিযোগিতা করতে বাধ্য করে। এটি বিডের আমন্ত্রণ (আইটিবি) বা দরপত্রের আমন্ত্রণ হিসাবেও পরিচিত।

 

​যখন এর ব্যবহার সবচেয়ে শক্তিশালী হয়:​​

​উচ্চ-ভলিউম, কম-জটিলতা আইটেম: স্ট্যান্ডার্ড পার্টস, কাঁচামাল, অফিস সরবরাহ।

​পরিষ্কার, দ্ব্যর্থহীন স্পেসিফিকেশন: সঠিক মেক, মডেল, প্রযুক্তিগত মান বা ব্লুপ্রিন্ট জানা যায়।

​প্রাথমিক ড্রাইভার হিসাবে মূল্য: মূল সিদ্ধান্ত গ্রহণের মানদণ্ড হ'ল মোট অবতরণ ব্যয়।

​চলমান চাহিদা: আপনি পুনরাবৃত্ত ক্রয়ের জন্য চুক্তি স্থাপন করছেন।

 

​আরএফকিউ বনাম আরএফপি বনাম আরএফআই: কাজের জন্য সঠিক সরঞ্জামটি বেছে নেওয়া​

আপনার যখন আরএফপি দরকার তখন আরএফকিউ ব্যবহার করা লাইটব্লবটিতে স্ক্রু করার জন্য হাতুড়ি ব্যবহার করার মতো। পেশাদাররা পার্থক্য জানেন। এই টেবিলটি আপনার প্রতারণামূলক শীট।

 

	​আরএফআই (তথ্যের জন্য অনুরোধ)​​	​আরএফকিউ (উদ্ধৃতি জন্য অনুরোধ)​​	​আরএফপি (প্রস্তাবের জন্য অনুরোধ)​​
​উদ্দেশ্য​	বাজারের তথ্য এবং পশুচিকিত্সা সরবরাহকারী ক্ষমতা সংগ্রহ করতে।	​একটি পরিষ্কারভাবে সংজ্ঞায়িত আইটেম বা পরিষেবার জন্য দৃ price ় মূল্য পেতে।​​	একটি জটিল ব্যবসায়িক সমস্যার উদ্ভাবনী সমাধান অনুরোধ করা।
​প্রশ্ন জিজ্ঞাসা​	"আপনি কি করতে পারেন?"	​​"এর জন্য কী খরচ হবে?"​​	"আপনি এটি কীভাবে করবেন এবং কোন ব্যয়ের জন্য?"
​স্পেসিফিকেশন স্তর​	কম। অনুসন্ধান।	​খুব উচ্চ। সুনির্দিষ্ট এবং অ-আলোচনাযোগ্য।​​	পরিবর্তনশীল ফলাফল সংজ্ঞায়িত করা হয়, তবে সমাধানটি উন্মুক্ত।
​মূল মূল্যায়ন মানদণ্ড​	সরবরাহকারী দক্ষতা, অভিজ্ঞতা এবং সাধারণ ফিট।	​মূল্য, অর্থ প্রদানের শর্তাদি, বিতরণ সময়সূচী।​​	প্রযুক্তিগত পদ্ধতির, মান-সংযোজন, দল দক্ষতা, মালিকানার মোট ব্যয়।
​সেরা ব্যবহৃত যখন​	একটি নতুন বাজার গবেষণা বা একটি বিক্রেতা শর্টলিস্ট তৈরি করা।	​পণ্য বা স্ট্যান্ডার্ড পণ্য সংগ্রহ করা যেখানে প্রয়োজনীয়তা স্থির করা হয়।​​	সফ্টওয়্যার বিকাশ, বিপণন প্রচার বা পরামর্শের মতো জটিল পরিষেবাগুলি সোর্সিং।

 

​পেশাদারদের থাম্বের নিয়ম: আপনার প্রয়োজনীয়তাগুলি পাথরে সেট করা হলে একটি আরএফকিউ ব্যবহার করুন এবং আপনি কেবল ব্যয় এবং শর্তাদি নিয়ে আলোচনা করছেন। যদি প্রয়োজনীয়তাগুলি নিজেরাই সমাধানের প্রয়োজন হয় তবে আপনার একটি আরএফপি দরকার।

 

​আরএফকিউ প্রক্রিয়া: সাফল্যের জন্য একটি 6-পদক্ষেপের নীলনকশা​

একটি অগোছালো আরএফকিউ প্রক্রিয়া অগোছালো ফলাফল দেয়। শৃঙ্খলা এবং স্পষ্টতা সবকিছু। এই পেশাদার ছয়-পদক্ষেপের কাঠামো অনুসরণ করুন।

 

​পদক্ষেপ 1: সূক্ষ্ম প্রস্তুতি এবং নথি খসড়া​

এটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ। এখানে ছুটে যাওয়া পরে সমস্যার গ্যারান্টি দেয়।

• ​অভ্যন্তরীণ প্রান্তিককরণ:​ ​ প্রতিটি প্রযুক্তিগত এবং বাণিজ্যিক প্রয়োজনে চূড়ান্ত করতে এবং একমত হতে সমস্ত স্টেকহোল্ডার (ইঞ্জিনিয়ারিং, ফিনান্স, লজিস্টিকস) এর সাথে সহযোগিতা করুন। কোন ব্যতিক্রম।

• ​আরএফকিউ ডকুমেন্ট তৈরি করুন:​ ​ এটি অবশ্যই অন্তর্ভুক্ত:

• ​বিস্তারিত স্পেসিফিকেশন:​ ​ পার্ট নম্বর, প্রযুক্তিগত ডেটাশিট, ব্লুপ্রিন্টস, নমুনার প্রয়োজনীয়তা।
• ​বাণিজ্যিক শর্তাদি:​ ​ পরিমাণ, বিতরণের অবস্থান (ইনকোটার্মস), কাঙ্ক্ষিত অর্থ প্রদানের শর্তাদি, চুক্তির সময়কাল।
• ​মূল্যায়ন পদ্ধতি:​ ​ বিডকে কীভাবে পুরষ্কার দেওয়া হবে তা স্পষ্টভাবে জানিয়ে দিন (যেমন, সর্বনিম্ন অনুগত বিড)।
• ​জমা ফর্ম্যাট:​ ​ সহজ তুলনার জন্য আপনার মূল্য নির্ধারণের টেম্পলেট ব্যবহারের আদেশ দিন।

​পদক্ষেপ 2: আপনার সরবরাহকারী শর্টলিস্টকে সংশোধন করা​

একটি আরএফকিউ সাধারণত সরবরাহকারীদের একটি প্রাক-ভেটেড পুলে প্রেরণ করা হয়।

• ​গুণমানের চেয়ে বেশি:​ ​ এটি এটি 100 সরবরাহকারীকে পাঠানোর বিষয়ে নয়। এটি 5-10 উচ্চ দক্ষ সরবরাহকারীদের কাছে এটি প্রেরণ সম্পর্কে যারা গুণমান, আর্থিক স্থিতিশীলতা এবং নির্ভরযোগ্যতার জন্য প্রাক-যোগ্য হয়ে উঠেছে।

• ​নতুন রক্ত:​ ​ প্রতিযোগিতামূলক উত্তেজনা নিশ্চিত করতে পর্যায়ক্রমে নতুন সম্ভাব্য সরবরাহকারীদের প্রক্রিয়াটিতে প্রবর্তন করুন।

​পদক্ষেপ 3: বিতরণ এবং স্পষ্টকরণ পরিচালনা​

• ​আনুষ্ঠানিক জারি:​ ​ সমস্ত শর্টলিস্টেড সরবরাহকারীদের একটি পরিষ্কার, দৃ dead ় সময়সীমা সহ একই সাথে আরএফকিউ প্যাকেজটি প্রেরণ করুন।

• ​মনোনীত প্রশ্নোত্তর চ্যানেল:​ ​ সরবরাহকারীদের স্পষ্টকরণের প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার জন্য যোগাযোগের একটি একক পয়েন্ট এবং একটি আনুষ্ঠানিক উইন্ডো স্থাপন করুন।

• ​স্বচ্ছতা কী:​ ​ এর উত্তর সহ একজন সরবরাহকারী কর্তৃক জিজ্ঞাসিত যে কোনও প্রশ্ন অবশ্যই বেনামে এবং বিতরণ করা উচিত সব অংশগ্রহণকারী দরদাতারা। এটি নিখুঁত স্তরের খেলার ক্ষেত্রটি নিশ্চিত করে।

​পদক্ষেপ 4: প্রাপ্তি, খোলার এবং বিশ্লেষণ​

• ​গোপনীয়তা এবং শৃঙ্খলা:​ ​ বর্ণিত সময়সীমাটি পাস না হওয়া পর্যন্ত সমস্ত বিড অবশ্যই নিরাপদে এবং খালি রাখতে হবে। কোন ব্যতিক্রম।

• ​পদ্ধতিগত তুলনা:​ ​ বিড লাইন বাই লাইনের তুলনা করতে আপনার স্ট্যান্ডার্ডাইজড টেম্পলেট ব্যবহার করুন। নীচের অংশের দামের বাইরেও দেখুন; ব্যয় ব্রেকডাউন, অর্থ প্রদানের শর্তাদি এবং বিতরণ তারিখ বিশ্লেষণ করুন।

​পদক্ষেপ 5: চুক্তি ও আলোচনার পুরষ্কার​

• ​নেতা সনাক্ত করুন:​ ​ বিডটি নির্বাচন করুন যা সর্বোত্তমভাবে সমস্ত বাধ্যতামূলক প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে এবং সর্বাধিক সুবিধাজনক দাম দেয়।

• ​স্পষ্টকরণ এবং চূড়ান্ত আলোচনা:​ ​ এটি পুনরায় বিড নয়। আনুষ্ঠানিক ক্রয় আদেশের (পিও) মাধ্যমে চুক্তিটি প্রদানের আগে যে কোনও ছোটখাটো পয়েন্ট স্পষ্ট করতে এবং সম্ভাব্যভাবে চূড়ান্ত শর্তাদি আলোচনার জন্য শীর্ষ দরদাতার সাথে জড়িত থাকুন।

​পদক্ষেপ 6: ডিব্রিফিং এবং সম্পর্ক পরিচালনা​

• ​ব্যর্থ দরদাতাদের অবহিত করুন:​ ​ তাদের তাত্ক্ষণিকভাবে এবং পেশাদারভাবে অবহিত করুন। তাদের সময়ের জন্য তাদের ধন্যবাদ। এটি ভবিষ্যতের সুযোগগুলির জন্য দৃ strong ় সম্পর্ক বজায় রাখে।

• ​অভ্যন্তরীণ সংক্ষেপণ:​ ​ প্রক্রিয়াটি নথিভুক্ত করুন: প্রাপ্ত বিডের সংখ্যা, ইস্যুগুলির মুখোমুখি হওয়া এবং চূড়ান্ত সঞ্চয় অর্জন করা হয়েছে। এটি পরবর্তী রাউন্ডের জন্য প্রাতিষ্ঠানিক জ্ঞান তৈরি করে।

---

​আরএফকিউ টেম্পলেট: দক্ষ তুলনার জন্য আপনার কী​

একজন পেশাদার কোনও ইমেইলে উদ্ধৃতি জিজ্ঞাসা করেন না। তারা একটি কাঠামোগত টেম্পলেট সরবরাহ করে। এটি দক্ষতার জন্য অ-আলোচনাযোগ্য।

আপনার সাথে সাথে ব্যবহার করার জন্য আমরা এক্সেলে একটি পেশাদার আরএফকিউ প্রাইসিং টেম্পলেট তৈরি করেছি। এটি সরবরাহকারীদের তাদের ব্যয়গুলি ভেঙে দিতে বাধ্য করে এবং আপনাকে তাত্ক্ষণিকভাবে অফারগুলির তুলনা করতে দেয়।

​​[>> আপনার বিনামূল্যে আরএফকিউ এক্সেল টেম্পলেটটি এখানে ডাউনলোড করুন <<]​​

​এটি কার্যকর করে তোলে:​​

• ​স্ট্যান্ডার্ডাইজড ফর্ম্যাট:​ ​ প্রতিটি সরবরাহকারী একই লেআউটে উদ্ধৃতি দেয়।

• ​লাইন-আইটেম ব্রেকডাউন:​ ​ প্রতিটি উপাদানগুলির জন্য ব্যয় দাবি করে লুকানো ব্যয়গুলি প্রতিরোধ করে।

• ​মোট ব্যয় ফোকাস:​ ​ ইউনিট ব্যয়, ভলিউম ছাড়, শিপিং এবং মোট ব্যয়ের জন্য ক্ষেত্রগুলি অন্তর্ভুক্ত করে।

• ​শর্তাদি এবং শর্তাদি:​ ​ এক জায়গায় সমস্ত কী বাণিজ্যিক ডেটা ক্যাপচার করে।

পরিষ্কার সরবরাহকারী তুলনার জন্য কাঠামোগত আরএফকিউ টেম্পলেটটির একটি পূর্বরূপ।

---

​সেরা অনুশীলন, সুবিধা এবং সমালোচনামূলক সমস্যা​

​কখন একটি আরএফকিউ প্রকাশ করবেন:​​

• আপনি কিনছেন একটি ​ স্ট্যান্ডার্ড বা ক্যাটালগ আইটেম.

• ​সঠিক স্পেসিফিকেশন ​ পরিচিত এবং পরিবর্তন হবে না।

• দ্য ​ পরিমাণ জানা যায় ​ এবং একটি আনুষ্ঠানিক বিডের ওয়ারেন্ট দেওয়ার জন্য যথেষ্ট তাৎপর্যপূর্ণ।

• আপনার সরবরাহকারী বেস হয় ​ প্রাক-যোগ্য ​ গুণমান এবং নির্ভরযোগ্যতার জন্য।

​অনস্বীকার্য সুবিধা:​​

• ​ব্যয় সাশ্রয়:​ ​ সরবরাহকারীদের মধ্যে সরাসরি দাম প্রতিযোগিতা তৈরি করে।

• ​দক্ষতা এবং গতি:​ ​ কাঠামোগত প্রক্রিয়া স্বতন্ত্রভাবে আলোচনার চেয়ে দ্রুত।

• ​স্বচ্ছতা এবং ন্যায্যতা:​ ​ একটি উদ্দেশ্য প্রক্রিয়া যা নিরীক্ষণ এবং প্রতিরক্ষা করা সহজ।

• ​মানীকরণ:​ ​ আপনি যা চান ঠিক তা নিশ্চিত করে তা নিশ্চিত করে।

​পেশাদারের সতর্কতা (এড়াতে সমস্যা):​​

• ​"লো-বল" ফাঁদ:​ ​ সরবরাহকারীকে সরবরাহ করতে অক্ষম এমন কোনও সরবরাহকারীকে একা দামের ভিত্তিতে পুরষ্কার দেওয়া বিপর্যয়কর হতে পারে। মানের প্রাক-যোগ্যতা আপনার ield াল।

• ​উদ্ভাবন দমন করা:​ ​ একটি আরএফকিউ নতুন ধারণা চাওয়া করে না। আপনি যা চান ঠিক তা পান, আর কিছুই নয়।

• ​"স্প্লিট অর্ডার" প্রলোভন:​ ​ একটি সাধারণ অনৈতিক অনুশীলন হ'ল আরএফকিউএস ব্যবহার করতে এবং আরও কঠোর আরএফপি প্রক্রিয়া এড়াতে একটি বৃহত, জটিল প্রকল্পকে ছোট ছোট টুকরোতে ভাঙা। এটি দুর্বল সমন্বয় এবং উচ্চ মোট ঝুঁকি বাড়ে।

• ​বাজার বিচ্ছিন্নতা:​ ​ কেবলমাত্র বিদ্যমান সরবরাহকারীদের একটি বদ্ধ তালিকা ব্যবহার করা আপনাকে নতুন, আরও উদ্ভাবনী বা সস্তা বিক্রেতাদের হাতছাড়া করতে পারে।

​উপসংহার: মৌলিক বিষয়গুলিতে দক্ষতা অর্জন​

আরএফকিউ হ'ল কৌশলগত সংগ্রহের ওয়ার্কহর্স। এটি একটি নিছক দলিল নয়, আপনার ক্রয় শক্তি লাভের জন্য ডিজাইন করা এবং মানকৃত পণ্যগুলির জন্য সর্বোত্তম সম্ভাব্য মানটি সুরক্ষিত করার জন্য ডিজাইন করা একটি শৃঙ্খলাবদ্ধ প্রক্রিয়া। এর শক্তি তার স্পষ্টতা, কাঠামো এবং নির্মমভাবে উদ্দেশ্যমূলক ফোকাসের মধ্যে রয়েছে।

মাস্টারিং এটি সংগ্রহ পেশাদারদের জন্য al চ্ছিক নয়; এটা অপরিহার্য। এটি আর্থিক শৃঙ্খলা, সরবরাহকারী পরিচালনা এবং প্রক্রিয়া অখণ্ডতার একটি ভিত্তি তৈরি করে যা প্রতিটি ক্রয়কে লভ্যাংশ প্রদান করে।

 

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন (FAQs)​​

​প্রশ্ন 1: আমাদের আরএফকিউর একটি আইনত বাধ্যতামূলক অফারের প্রতিক্রিয়াতে জমা দেওয়া উদ্ধৃতি?​​

​A:​ ​ সাধারণত, হ্যাঁ সঠিকভাবে জমা দেওয়া উদ্ধৃতিটি সাধারণত বর্ণিত মূল্যে পণ্য বা পরিষেবা সরবরাহের জন্য একটি বাধ্যতামূলক অফার হিসাবে বিবেচিত হয়। যাইহোক, এটি কেবল তখনই একটি আনুষ্ঠানিক চুক্তিতে রূপান্তরিত হয় যখন ক্রেতা সেই উদ্ধৃতিটির উপর ভিত্তি করে ক্রয় আদেশ (পিও) জারি করে এবং সরবরাহকারী এটি গ্রহণ করে। আপনার আরএফকিউর মধ্যে শর্তাদি এবং শর্তাদি এই প্রক্রিয়া পরিচালনা করতে গুরুত্বপূর্ণ।

​প্রশ্ন 2: যদি কোনও বিশেষায়িত অংশের জন্য কেবলমাত্র একজন যোগ্য সরবরাহকারী থাকে তবে আমরা কীভাবে আরএফকিউ পরিচালনা করব?​​

​A:​ ​ এটি একটি "একমাত্র উত্স" সংগ্রহের দৃশ্য। একটি আরএফকিউ এখনও মূল্যবান। এটি আনুষ্ঠানিকভাবে ব্যয় আলোচনার নথিভুক্ত করে, বাণিজ্যিক শর্তাদি নিশ্চিত করে (বিতরণ, অর্থ প্রদান) এর সাথে একমত হয় এবং অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষণের জন্য একটি কাগজের ট্রেইল সরবরাহ করে। আপনি একক সরবরাহকারীর সাথে সরাসরি আলোচনা করবেন তবে এখনও আরএফকিউ এবং পিও প্রক্রিয়াটির মাধ্যমে চুক্তিটি আনুষ্ঠানিক করে তুলবেন।

​প্রশ্ন 3: কোনও সরবরাহকারী জমা দেওয়ার পরে তাদের উদ্ধৃতি পরিবর্তন করতে পারে তবে সময়সীমার আগে?​​

​A:​ ​ হ্যাঁ, বেশিরভাগ ই-সোর্সিং সিস্টেমগুলি সরবরাহকারীদের সমাপ্তির সময় পর্যন্ত তাদের বিডগুলি সংশোধন করার অনুমতি দেয়। সংশোধন বা শেষ মুহুর্তের ব্যয় আপডেটের অনুমতি দেওয়ার জন্য এটি স্ট্যান্ডার্ড অনুশীলন। একবার সময়সীমাটি কেটে গেলে, বিডটি সাধারণত লক হয়ে যায় এবং পরিবর্তন করা যায় না।

​প্রশ্ন 4: একটি বিজয়ী বিড (যেমন, একটি সুস্পষ্ট ভুল গণনা) এর মূল্য ত্রুটি মোকাবেলার সর্বোত্তম উপায় কী?​​

​A:​ ​ এটি একটি সংবেদনশীল পরিস্থিতি। পেশাদার পদ্ধতির সরবরাহকারীর সাথে যোগাযোগ করা, সন্দেহভাজন ত্রুটিটি নির্দেশ করা এবং তাদের বিডটি নিশ্চিত করতে বা প্রত্যাহারের অনুমতি দেওয়া। একটি পরিচিত ত্রুটির উপর ভিত্তি করে একটি চুক্তি প্রদান করা একটি বিতর্কিত এবং অকার্যকর সরবরাহকারী সম্পর্কের কারণ হতে পারে। আপনার আরএফকিউ শর্তাবলী কীভাবে গাণিতিক ত্রুটিগুলি পরিচালনা করা হয় তার একটি ধারা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।

​প্রশ্ন 5: আমরা অন্যদের তুলনায় উল্লেখযোগ্যভাবে কম একটি বিড পেয়েছি। এটি কি স্বয়ংক্রিয় জয়?​​

​A:​ ​ স্বয়ংক্রিয়ভাবে না। একটি মূলত কম বিড একটি লাল পতাকা হতে পারে। এটি সরবরাহকারীকে প্রয়োজনীয়তাগুলি ভুল বোঝাবুঝি বোঝাতে পারে, নিম্নমানের উপকরণগুলির প্রস্তাব দিচ্ছে, একটি গুরুত্বপূর্ণ ত্রুটি করেছে, বা পরে দাম বাড়ানোর পরিকল্পনা নিয়ে ব্যবসায় জয়ের জন্য "লো-বল" বিডিতে জড়িত রয়েছে। এটি পুরষ্কারের আগে একটি সম্পূর্ণ যোগ্যতা এবং স্পষ্টকরণ প্রক্রিয়া প্রয়োজন।

​প্রশ্ন 6: আরএফকিউতে মূল্যায়নের মানদণ্ড সম্পর্কে আমাদের কতটা নির্দিষ্ট হওয়া উচিত?​​

​A:​ ​ স্বচ্ছ হতে। দামটি মূল হলেও, যদি অন্য কারণগুলি বিবেচনা করা হয় তবে যেমন ডেলিভারি গতি, ওয়ারেন্টির দৈর্ঘ্য, বা অর্থ প্রদানের মেয়াদ নমনীয়তা হিসাবে বিবেচনা করা হবে। এমনকি এই গৌণ কারণগুলি ওজন করা (যেমন, "দাম 80%, বিতরণ তারিখ 20%") একটি সেরা অনুশীলন। স্বচ্ছতা বিরোধগুলি হ্রাস করে এবং সরবরাহকারীদের কী জন্য অনুকূল করতে হবে তা নিশ্চিত করে।

​প্রশ্ন 7: আমাদের পছন্দের (তবে আরও ব্যয়বহুল) সরবরাহকারীর সাথে আলোচনার জন্য সর্বনিম্ন জমা দেওয়া উদ্ধৃতি ব্যবহার করা কি নৈতিক?​​

​A:​ ​ বিডগুলি বন্ধ হওয়ার পরে করা হলে এটি অত্যন্ত অনৈতিক হিসাবে বিবেচিত হয়। এটি প্রতিযোগিতামূলক প্রক্রিয়াটিকে ক্ষুন্ন করে এবং আপনার খ্যাতির ক্ষতি করতে পারে। আপনার যদি পছন্দের সরবরাহকারী থাকে তবে তাদের সাথে আলোচনা করুন আগে চূড়ান্ত আরএফকিউ জারি করা হচ্ছে। বিডিং প্রক্রিয়া নিজেই একটি ন্যায্য এবং সৎ প্রতিযোগিতা হওয়া উচিত।

​প্রশ্ন 8: কোনও সরবরাহকারী যদি তাদের উদ্ধৃতিগুলিতে আমাদের নির্দিষ্ট প্রয়োজনীয়তাগুলি পূরণ না করে তবে কী হবে?​​

​A:​ ​ আপনার দুটি প্রধান বিকল্প রয়েছে: 1) স্পষ্ট বা সম্ভাব্য স্বাচ্ছন্দ্যযুক্ত স্পেসিফিকেশন সহ আরএফকিউ পুনরায় ইস্যু করুন, বা 2) কোনও সমাধান পাওয়া যায় কিনা তা দেখার জন্য নিকটতম অনুগত দরদাতার সাথে আলোচনায় প্রবেশ করুন। কোনও বিড বাধ্যতামূলক প্রয়োজনীয়তা পূরণ না করলে আপনাকে কোনও চুক্তি পুরষ্কার দেওয়ার বাধ্যবাধকতা নেই।

​প্রশ্ন 9: এক্সেলের বাইরে, পেশাদাররা আরএফকিউ প্রক্রিয়া পরিচালনা করতে কোন সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করে?​​

​A:​ ​ বৃহত্তর সংস্থাগুলি উত্সর্গীকৃত ব্যবহার করে ​ ই-সোর্সিং ​ বা ​ ই-প্রক্রিয়া ​ প্ল্যাটফর্মগুলি (যেমন, স্যাপ আরিবা, কুপা, ফেয়ারমার্কিট)। এই সিস্টেমগুলি পুরো প্রক্রিয়াটি স্বয়ংক্রিয় করে তোলে: নথি বিতরণ, একটি সুরক্ষিত প্রশ্নোত্তর পোর্টাল হোস্টিং, বিপরীত নিলাম পরিচালনা করে এবং বিড বিশ্লেষণের জন্য বিশ্লেষণাত্মক সরঞ্জাম সরবরাহ করে, সমস্ত অডিট সম্মতি নিশ্চিত করার সময়।

​প্রশ্ন 10: আমরা কীভাবে "বিড শপিং" প্রতিরোধ করতে পারি - অন্য কোথাও আরও ভাল চুক্তি পেতে আমাদের উদ্ধৃতিগুলি ব্যবহার করে?​​

​A:​ ​ এজেন্ট বা বিতরণকারীদের সাথে কাজ করার সময় এটি একটি ঝুঁকি। সর্বোত্তম প্রশমিতকরণ হ'ল দৃ strong ় গোপনীয়তা এবং অন্তর্ভুক্ত ​ ​"নো-বিড-শপিং "ধারা ​ আপনার আরএফকিউ শর্তাদি এবং শর্তাদি। টিয়ার -১ সরবরাহকারীদের সাথে দীর্ঘমেয়াদী, বিশ্বস্ত সম্পর্ক গড়ে তোলাও এই ঝুঁকি হ্রাস করে।

​প্রশ্ন 11: আমাদের কাছে এটি জিজ্ঞাসা করা ব্যর্থ সরবরাহকারীদের প্রতিক্রিয়া জানানো উচিত?​​

​A:​ ​ একেবারে। গঠনমূলক, জেনেরিক প্রতিক্রিয়া সরবরাহ করা পেশাদার সংগ্রহের একটি বৈশিষ্ট্য। এটি সরবরাহকারীদের আপনার সিদ্ধান্ত বুঝতে এবং তাদের ভবিষ্যতের অফারগুলি উন্নত করতে সহায়তা করে। এটিকে উচ্চ-স্তরের-EG রাখুন, "আপনার মূল্য মূল ইউনিট আইটেমগুলিতে অ-প্রতিযোগিতামূলক ছিল," বা "প্রতিযোগী আরও অনুকূল অর্থ প্রদানের শর্তাদি সরবরাহ করেছিলেন।" নির্দিষ্ট প্রতিযোগী ডেটা ভাগ করে নেওয়া এড়িয়ে চলুন।

​প্রশ্ন 12: কোনও আরএফকিউ পরিষেবাগুলির জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে, বা এটি কেবল পণ্যগুলির জন্য?​​

​A:​ ​ এটি স্ট্যান্ডার্ডাইজড, পুনরাবৃত্ত পরিষেবাগুলির জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে যেখানে আউটপুট স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত করা হয়। উদাহরণগুলির মধ্যে দারোয়ান পরিষেবা, লন রক্ষণাবেক্ষণ বা বাল্ক মুদ্রণ পরিষেবা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। যদি পরিষেবাটি সৃজনশীল ইনপুট, বিশেষ দক্ষতা বা পরিবর্তনশীল সমাধানগুলির প্রয়োজন হয় তবে একটি আরএফপি হ'ল অনেক বেশি উপযুক্ত সরঞ্জাম।